接受口譯任務(wù)后，可詢問翻譯公司或客戶會議的具體形式、什么時間可以拿到會議資料。各類會議的材料包括但不限于：
1、會議及活動安排（包括但不限于中、外文會議名稱、日程表、發(fā)言人名單、活動概況介紹、主辦方及承辦方介紹、發(fā)言稿或PPT等）
2、如果是學(xué)術(shù)類論壇，可以索取本次會議的論文集、發(fā)言人PPT、會議日程、論文摘要、發(fā)言人背景、科研成果介紹等）
3、如果是有政府領(lǐng)導(dǎo)人參加的重大活動和論壇，索取與會領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓名單（附職務(wù)和機(jī)構(gòu)名稱）、領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)言稿等。
4、如果是企業(yè)的大型對外活動，如產(chǎn)品上市和發(fā)布活動、產(chǎn)品和品牌推介、企業(yè)奠基、竣工、投產(chǎn)及開業(yè)活動等，可索取企業(yè)簡介、產(chǎn)品信息、品牌介紹、主持人串詞等內(nèi)容。
5、如果是媒體訪談，可索取媒體Q&A參考、媒體溝通手冊、受訪嘉賓信息等。
6、如果是培訓(xùn)，可索取培訓(xùn)講義、授課PPT、培訓(xùn)方和受訓(xùn)方簡介等。
7、如果是商務(wù)或合同談判，可索取項目背景介紹、談判要點(diǎn)、談判方介紹、合同和協(xié)議草案（如有可能）。
剛確定口譯任務(wù)時，通常沒有具體的會議材料。進(jìn)入會議準(zhǔn)備的第一階段，無會議資料準(zhǔn)備階段。無會議資料，分兩類。一是為有會議日程、但無具體材料。二是既無日程、也無任何具體材料。對于第一類情況，可以根據(jù)會議日程上所列的會議主題和發(fā)言嘉賓進(jìn)行進(jìn)一步的搜索，進(jìn)行知識儲備，搜索內(nèi)容包括但不限于發(fā)言人過往發(fā)言的音視頻、相似主題的會議的音視頻、與主題相關(guān)的觀點(diǎn)和報道等。
對于第二類情況，沒有任何具體會議信息，不意味著無法準(zhǔn)備，也不意味著亂準(zhǔn)備，而是要按照一定的方式和線索進(jìn)行預(yù)測性的準(zhǔn)備。
口譯任務(wù)從準(zhǔn)備開始，口譯準(zhǔn)備從搜索開始。以某零售業(yè)論壇為例。會議召開前一個月，該口譯任務(wù)得以確認(rèn)，經(jīng)詢問翻譯公司后，得知現(xiàn)階段無法拿到任何會議資料，具體的日程也沒有，僅僅知道此次會議的主題為零售業(yè)，會議時間為某日下午在某酒店舉行 。
首先，可用會議時間、地點(diǎn)和主題等線索，在Google和百度上進(jìn)行具體會議信息的模糊搜索。比如在Google里輸入“9月25日，XX酒店，深圳，零售業(yè)論壇”，有可能搜到該會議的具體名稱甚至官方網(wǎng)站。很多國際會議和展會都有官方網(wǎng)站，網(wǎng)站里列有會議的相關(guān)信息，如日程、發(fā)言嘉賓介紹、會議主題、業(yè)界新聞、會議動態(tài)、展商手冊等。然后你可以按照日程上所列的會議主題和發(fā)言嘉賓再進(jìn)行進(jìn)一步的搜索。
如果是連續(xù)舉辦的會議，某些官網(wǎng)可能有往屆會議的鏈接、會議總結(jié)、聲明報告等資料，從而提供重要的背景信息。
如果沒有搜到具體會議名稱和網(wǎng)站，也非無跡可尋?？梢杂冒l(fā)散思維去搜索與會議主題相關(guān)的材料。仍以該零售業(yè)論壇為例，由于會議規(guī)模較小，沒有專門的網(wǎng)站，經(jīng)過上述步驟的模糊搜索后，也沒有找到具體日程。此時要發(fā)揮聯(lián)想能力，推測有可能討論的議題，從而縮小自己的準(zhǔn)備范圍。如，零售業(yè)論壇，可以搜索“零售業(yè)發(fā)展趨勢、xxx年零售業(yè)發(fā)展報告、深圳零售業(yè)發(fā)展、超市發(fā)展業(yè)態(tài)、購物中心特點(diǎn)等、移動互聯(lián)與零售業(yè)、零售業(yè)品牌”等中英文詞匯，獲取相關(guān)的資料。
此外，如果自己對此行業(yè)很少接觸，背景非常缺乏，可以在Google或百度上搜索“零售業(yè)論壇日程”，參考其他會議的議題，然后在這些議題基礎(chǔ)上進(jìn)行中英文搜索，在Google或百度上將關(guān)鍵詞加引號、加上文本類型后綴（PDF/PPT/TXT）或中英文關(guān)鍵詞混搭，尋找相關(guān)文檔和報道。此外，也可借助維基百科、中國知網(wǎng)等進(jìn)行平行文本的檢索，儲備知識。
搜索資料，不在多，貴在精?？梢赃x取一些典型和權(quán)威的資料，如國際咨詢公司、某些專業(yè)研究機(jī)構(gòu)發(fā)布的報告等，進(jìn)行通讀，并選取部分章節(jié)進(jìn)行視譯，這樣充分了解行業(yè)背景知識，同時熟悉行業(yè)術(shù)語。很多時候，會議資料在開會前兩三天才會拿到，甚至是幾百頁的大部頭，留給你看會議資料的時間是少之又少。如果無會議資料階段準(zhǔn)備的好，提前預(yù)熱，后續(xù)拿到會議資料后，也容易迅速上手，提高閱讀資料的效率。
第二階段，有會議材料準(zhǔn)備階段。會議材料，越早拿到，越有利于后續(xù)的準(zhǔn)備。自己不要等著別人給材料，最好主動的去索要資料，提醒翻譯公司或客戶方盡早發(fā)出會議材料。尤其是在會議開始前一周，如果資料還不到位，一定要主動出擊。對于翻譯公司的任務(wù)，如果翻譯公司遲遲不能發(fā)出資料，可以向翻譯公司索取客戶方聯(lián)系方式，直接向客戶方咨詢、索取資料。
拿到材料后，先檢查和整理材料。首先，如果有日程表，可以按照日程表的內(nèi)容，檢查是否各個發(fā)言人的材料是否全部到位，并在日程表中highlight出無資料的item，以便后續(xù)索要和補(bǔ)充?？梢园凑瞻l(fā)言順序，對各個材料進(jìn)行編號，此外，可以標(biāo)注版本號或收到材料日期，以便后續(xù)有更細(xì)資料后進(jìn)行代替。
如果是同傳任務(wù)，資料較多的情況下，比如學(xué)術(shù)會議，技術(shù)性強(qiáng)，經(jīng)常有N篇論文，閱讀量巨大?？梢詫⑽募聪嚓P(guān)順序編號和分類，然后與搭檔分工準(zhǔn)備，你準(zhǔn)備1、3、5,他準(zhǔn)備2、4、6，大幅提高會前準(zhǔn)備效率。
在看材料的時候，把專業(yè)名詞、名稱、理解難點(diǎn)、講話人觀點(diǎn)等信息，在原文上用顏色highlight出來，或在旁邊直接寫上譯文。
對于word發(fā)言稿，在時間許可的情況下，盡量做一遍視譯。視譯的時候，最好找一到兩個人作聽眾，讀給他們聽，請他們聽完后給你反饋。對于PPT文件，可以順著PPT的邏輯，大膽猜測發(fā)言人的意圖，然后從發(fā)言人的角度，對PPT進(jìn)行視譯。視譯，把東西讀出來，口眼并用，可以將相關(guān)的專業(yè)術(shù)語激活，加深印象。
除了通讀會議資料外，需要建立和完善詞匯表。建立詞匯表，可以從無資料準(zhǔn)備階段開始，在網(wǎng)絡(luò)查閱、平行文本閱讀、文檔閱讀的過程中建立詞匯表。拿到會議資料后 ，可以在前期整理的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善。整理詞匯的時候，除了專業(yè)術(shù)語和行業(yè)通用說法外，還需要將特定名稱（姓名、機(jī)構(gòu)、職務(wù)、稱呼等）及特定縮寫也包括在內(nèi)。詞匯表最好用Excel建立，并按照一定的順序進(jìn)行排列，方便查閱。除了詞匯外，可在詞匯表標(biāo)注出處，如文件名、原文頁碼等。此外，也可將發(fā)言人和發(fā)言時間列入，方便分時段準(zhǔn)備，提高效率。此外，對于反復(fù)出現(xiàn)的詞匯，可以重點(diǎn)關(guān)注，highlight出來。如下表：
如果是同傳會議，可分頭準(zhǔn)備，并將自己的詞匯表提前與搭檔共享，然后進(jìn)行合并。
如果在會前一兩天才拿到會議資料，而且資料量非常大，準(zhǔn)備時間非常倉促。可以針對性的對材料進(jìn)行優(yōu)先閱讀，以下個人建議，僅供參考：
1、如果是企業(yè)的大型對外活動，可以重點(diǎn)閱讀企業(yè)發(fā)展簡介、活動簡介、主持人串詞和領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言搞。
2、如果是與產(chǎn)品相關(guān)的活動，如產(chǎn)品發(fā)布和推介，可以重點(diǎn)去閱讀產(chǎn)品特性和亮點(diǎn)、產(chǎn)品相對競爭對手的優(yōu)勢、目標(biāo)消費(fèi)群體等。
3、如果是媒體訪談類，可以根據(jù)受訪者的身份進(jìn)行重點(diǎn)閱讀和準(zhǔn)備。如果提前知道了自己的口譯服務(wù)對象，可以去根據(jù)他的身份重點(diǎn)的準(zhǔn)備材料。比如，如果是企業(yè)的總裁、副總裁等高層，一般記者提問的方向會側(cè)重于企業(yè)和品牌的戰(zhàn)略層面，如企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、產(chǎn)品規(guī)劃、銷售、品牌策略等。如果是技術(shù)總監(jiān)或者設(shè)計師，一般會問到技術(shù)走向、設(shè)計靈感、產(chǎn)品特點(diǎn)和優(yōu)勢、目標(biāo)消費(fèi)群體等相對泛泛的專業(yè)性問題。
4、如果是學(xué)術(shù)性會議，手上拿到的資料是學(xué)術(shù)論文，重點(diǎn)閱讀其工作原理和核心觀點(diǎn)部分。如果沒有時間看論文，重點(diǎn)閱讀論文摘要、論文開篇、論文背景和結(jié)論部分。
5、如果是技術(shù)培訓(xùn)，可以重點(diǎn)查閱技術(shù)原理和操作程序部分。
6、如果是供應(yīng)商、經(jīng)銷商等商務(wù)培訓(xùn)，可以重點(diǎn)的閱讀有關(guān)業(yè)務(wù)流程的資料。
7、如果是項目或城市推介，可以重點(diǎn)的閱讀項目特點(diǎn)、優(yōu)勢和業(yè)務(wù)模式等內(nèi)容，城市的優(yōu)勢、產(chǎn)業(yè)政策、優(yōu)惠政策等方面。
8、如果是企業(yè)年會、季度會等業(yè)務(wù)溝通會，可以重點(diǎn)關(guān)注銷售數(shù)據(jù)、業(yè)績指標(biāo)、商務(wù)政策、產(chǎn)品規(guī)劃等方面內(nèi)容。
9、如果是商務(wù)或合同談判，在拿到合同草案的情況下，重點(diǎn)閱讀談判方有利益沖突的內(nèi)容，如費(fèi)用、人員、產(chǎn)權(quán)、索賠、項目期限等商務(wù)條款。
此外，可以按照發(fā)言順序進(jìn)行閱讀。把最先發(fā)言的人的材料，進(jìn)行通讀，盡量熟悉，確保開門紅。一個流暢的開場翻譯，為聽眾帶來良好的印象，有效的降低現(xiàn)場的壓力。資料實在是看不完，可以把后面的部分放到會場去看，在搭檔翻譯的時候，快速的掃資料。
除了閱讀文本資料外，可以去找?guī)锥伟l(fā)言人的過往音頻和視頻，熟悉口音和發(fā)言風(fēng)格，進(jìn)行模擬翻譯。如果是沒有該發(fā)言人的音頻和視頻，可以找相似議題的發(fā)言。如果是交傳，建議找?guī)锥蜗嚓P(guān)的發(fā)言，做筆記，然后口譯，對某些專用說法設(shè)計筆記符號。如果沒有視頻和音頻，也可以邊閱讀材料，邊設(shè)計筆記符號。
第三階段，臨場準(zhǔn)備階段。翻譯公司將客戶聯(lián)系人信息提供給你后，在會前一到兩天，自己主動和客戶聯(lián)系，確認(rèn)到場時間、著裝要求等。
另外，在會前一天，我一般會找兩篇資料，再視譯一遍，找一下“說”的感覺。
切記隨身攜帶一個U盤，以便隨時在現(xiàn)場拷資料。到會場后，可去簽到處領(lǐng)取會議日程等資料，然后找到同傳箱或者翻譯位。此外，最好拿到自己的會議證件，方便在會場活動。
如果是交替?zhèn)髯g，確認(rèn)是站立口譯還是坐著口譯，確認(rèn)口譯員的站立位置或座位，如果座位安排的不理想，比如太遠(yuǎn)，可以與客戶進(jìn)行溝通。
如果有資料缺失，到場后，可向客戶詢問，請其提供。對于不確定的用法和說法，可以在會前向客戶咨詢。如果客戶沒有安排briefing，可以在不影響會議安排的情況下，自己找到發(fā)言人進(jìn)行短暫溝通，了解其發(fā)言內(nèi)容和要點(diǎn)。此外，如果是交替?zhèn)髯g，可以與發(fā)言人溝通一下，了解其發(fā)言的停頓節(jié)奏。如果是帶稿同傳，可以事先詢問客戶：“如果發(fā)言人不按稿件讀，我是照稿子讀，還是根據(jù)現(xiàn)場，隨機(jī)應(yīng)變？”如果現(xiàn)場活動為雙語住持，詢問客戶主持詞是否需要翻譯。
如果是交傳會議，另外一方也帶有翻譯，可以與對方譯員進(jìn)行溝通，協(xié)調(diào)工作方式，是分時間段來翻譯，還是按語種進(jìn)行單語翻譯。如果是同傳會議，在會議開始前，同樣需要與搭檔協(xié)調(diào)工作方式，誰先開始翻譯、多長時間進(jìn)行切換、切換時的手勢及信號等。
